Implementeringen af nye it-systemer er næsten pr. definition en fejlfyldt affære - og udrulningen af Coop’s nye, milliarddyre, it-system, Coop One, er ingen undtagelse.

Spørgsmålet er derfor, hvor mange fejl, der er acceptable i processen - og her holder Coop One sig på den gode side af regnestykket, når adm. direktør Kræn Østergaard godt to uger efter udrulningen af 2. fase - kaldet Rul-B - gør status på projektet, der gik i gang 4. oktober.

- Alt i alt er vi tilfredse. Vi er gået live med over 37.000 varer i 1.100 butikker med kun minimal påvirkning af vores kasser i butikkerne. Priserne har altså været på plads og kasserne har virket. Vores kunder har kunnet købe vores varer fra dag 1. Selvfølgelig har der været få undtagelser; men det er blevet rettet meget hurtigt og effektivt. Internt er vi også lykkedes med at sikre at de store hovedprocesser til styring af kampagner m.v. er sat i drift, lyder det i et mailsvar til Dansk Handelsblad.

Med implementeringen af Rul-B har Coop nu flyttet varegrupper svarende til godt 25 pct. af omsætningen (10 mia. kr.) over i Coop One.

Fejl i leverancer

Ude i butikkerne har udrulningen af Rul-B blandt andet betydet, at vareleverancer er mislykkedes, eller der er opstået fejl i bestillinger. Ifølge Kræn Østergaard er de problemer dog efterhånden ved at være løst.

- De store generelle flows af varer er allerede stabiliseret i de første 2 uger. Der er fortsat udvalgte butikker kombineret med udvalgte varer, som har fejl i leverancer og bestillinger. Disse løses i prioriteret rækkefølge og har vores fulde fokus. Den første uge var primært tekniske problemer. Den anden uge har primært båret præg af procesfejl relateret til forståelse af varens stamdata, inkl. varens liv og konsekvenserne af forkerte informationer på varen, siger han og erkender, at man i den perfekte verden havde haft mere tid til netop stamdata-delen, hvor Coop i første omgang fokuserede på de data, som var kritiske ift. vareleverancer og logistik

- Hvis det var muligt, ville vi gerne have rettet stamdata på varer i vores gamle løsning, før dette blev overført til den nye platform. Her kunne vi have brugt mere tid, da det netop er på stamdata, at vi ser de fleste fejl lige nu, siger Kræn Østergaard.

Hvornår forventer I at være i land med Rul-B og påbegynde Rul-C?

- Det beslutter vi først, når vi er ude at denne første kritiske fase for Rul B. Rul C forventes i første halvår af næste år.

Overbærende købmænd

Fra baglandet er der, trods børnesygdomme og fejl, stadig opbakning til projektet.

- For en købmand er der intet værre, end hvis man skuffer kunderne - og der har været problemer med leverancer og nogle steder i landet er man ved at være lidt slidte. Men når det er sagt, er der fuld opbakning til projektet, lyder det fra Michael Thygesen, talsmand for brugsforeningerne i Coop-kæderne Kvickly, Superbrugsen og Dagli’Brugsen.

Ifølge Michael Thygesen kan han ikke afvise, at problemerne ifm. implementeringen af Coop One har kostet på salget. At trække en direkte parallel er dog svært.

- Vi har holdt nøje øje med indekstallet i de to uger, siden udrulningen af Rul-B begyndte 4. oktober, men sammenlignet med samme periode i 2019 har vi faktisk vækstet på de varegrupper, som var med i B-rullet. Men det er svært at sige, om omsætningen havde været større uden et sideløbende it-projekt af den her kaliber, siger han.

Den kritiske tilgang, som brugsforeningerne ifølge Michael Thygesen over tid har haft til forskellige ting i Coop- regi, er dog lagt i graven, når det kommer til Coop One.

- Der skal, trods problemer, lyde en kæmpestor ros til både Coop One-holdet og ledelsen. Når vi har haft problemer, er de blevet håndteret hurtigt og effektivt - og vi har været godt informeret gennem hele forløbet. At vi i til slut kommer til at stå med et mere fleksibelt, sikkert og fremtidssikret system gør, at vi kan leve med de fejl, som så opstår i processen.

Tid og budget inden for rammen

Forud for projektets begyndelse 3. november 2019 fortalte Coop’s CIO, Morten Holm Christiansen, til Dansk Handelsblad, at den samlede omkostning for Coop One og en række andre it-investeringer løb op 2,5 mia. kr.

Selvom overskredne budgetter i it-sammenhænge ikke er unormalt, så holde Coop sig ifølge Kræn Østergaard inden for rammen.

- I store træk følger vi planen – vi har dog valgt yderligere test og forberedelse mellem hvert rul. Den samlede udmeldte ramme holder dog fortsat. siger han og understreger, at Coop forventer, at Coop One er endeligt udrullet i første halvdel af 2022.